Organizačná kultúra a jej vedomá zmena

“Organizačná kultúra je fenomén, ktorý je veľmi zložitý a ťažko definovateľný, ale ktorý, ako naznačujú vykonané prieskumi, významným spôsobom ovplyvňuje dlhodobú úspešnosť bla bla….”

Autor tohoto textu má jednoznačne pravdu, no takýmto spôsobom už bolo o organizačnej kultúre napísané veľa a bude toho ešte viac. Preto by som skúsil jednoduchým spôsobom naznačiť ako zaviesť potrebnú zmenu kultúry v organizácii.

Stručne o kultúre

  • Čo je kultúra: Kultúra je software-om organizácie. Definuje ako sa ľudia v rôznych situáciach správajú, aká je ich vzájomná komunikácia a vzťahy, aké sú ich postoje. Pod hardware-om organizácie chápeme organizačnú štruktúru, systém hodnotenia, reportov, delenia zodpovednosti, komunikácie.
  • Prečo je kultúra dôležitá: Kultúra je modelom správania sa ľudí v organizácii. Ak sú ľudia v organizácii nedochvíľni, buduje sa v organizácii “kultúra nedochvíľnosti” (nedochvíľnosť sa stáva samozrejmosťou každého dňa), keď teda príjme organizácia nového človeka, časom aj on začne so všetkým meškať. Kultúra teda dokáže dramaticky ovplyvniť výkonnosť organizácie.

Pokiaľ sa v organizácii vyskytuje nejaké správanie často, môžeme povedať, že je súčasťou organizačnej kultúry. Príkladmi negatívneho správania sú napríklad:

  • neplnenie úloh
  • nedodržiavanie termínov
  • klamanie / prekrúcanie pravdy / zamlčanie faktov
  • nedisciplinovanosť
  • zlá kvalita výstupu
  • vulgárne správanie
  • a iné…

Keď je súčasťou organizačnej kultúry jedno alebo viac zo spomenutých negatívnych správaní, manager ľahko nadobudne pocit, že ľudia sa nedajú zmeniť / prípadne, že sa nedajú zmeniť práve v jeho firme, lebo je plná otrasných ľudí.

Ako riešiť problém zlej organizačnej kultúry?

V praxi som sa často stretával s faktom, že so zlou organizačnou kultúrou manageri bojovali hrozbami – finančnými, morálnymi; prehnanou kontrolou; smernicami; obmedzeniami. Takýmto spôsobom vytvárali v organizácii mantinely, ktoré zväzovali ľudí aby pracovali tak, ako je od nich očakávané. Týmito mantinelmi sa zčasti podarilo vyriešiť problém nedisciplinovanosti, avšak kreatívnym a kvalitným ľuďom zväzovali ruky a tak organizáciu opustili.

V organizácii teda ostali ľudia menej kvalitní. Preto bolo potrebné posilniť smernice, nariadenia, kontrolu, obmedzenia a opäť sa dosiahlo to, že ľudia, ktorým tieto obmedzenia bránili v rozvoji opustili organizáciu a ostatní ostali.Takto sa organizácia zbavila správnych ľudí a tých nesprávnych nechala uveznených vpavučine nariadení zkostnatenej organizácie.

Identifikácia organizačnej kultúry

Zistite, čo je problém

Ak sa zaoberáte týmto článkom, zrejme ste už zistili, ktorú časť vašej organizačnej kultúry chcete zmeniť. (dochvíľnosť, disciplína, pedantnosť, efektivita, komunikácia…)

Kto má tento problém?

Vyskytuje sa daný problém u väčšiny zamestnancov organizácie? Môžeme teda hovoriť o organizačnej kultúre? Úprimne si odpovedzte na otázku: “Je to aj môj problém? Som nedisciplinovaný? Nerobím veci načas?…” Realita je taká, že organizačná kultúra nevzniká z ničoho nič, a do veľkej miery ju ovplyvňuje management. Keď teda pravidelne meškáte na meeting, nečudujte sa, že tak robia aj všetci vaši zamestnanci. V organizácii všetci sledujú každý váš pohyb, každá Vaša chyba je pre ostatných príležitosťou na to, beztrestne ju zopakovať.

Ako chceme organizačnú kultúru modifikovať?

Povedzme, že že naša organizácia má 50 ľudí (s trojstupňovou hierarchiou), ktorí chronicky nedodržujú deadline. My chceme, aby deadline dodržovali. Pre to, aby sme túto zmenu uskutočnili musíme zrealizovať postupnosť niekoľkých krokov.

Implementácia

  1. Začnite od seba
    Dodržiavate stanovené termíny na 100%? Idete ľudom príkladom? Vidia, že vy termíny dodržiavate? Podriadených nemôžete nútiť do niečoho, čoho nie ste sami schopní.
  2. Spoznajte vašich podriadených a ich možnosti
    Rozprávajte s vašimi podriadenými o dodržiavani termínov. Prečo ich nedodržiavajú? Očakávajte od nich úprimné reakcie a veďte spoločné diskusie v skupine, ktorých cieľom bude prísť na to, prečo problém existuje a ako ho odstrániť. Buďte konkrétni, konštruktívni a otvorení.
  3. Požadujte realizmus
    Pri diskusii ale aj mimo nej očakávajte od ľudí realizmus. Reálne tvrdenia, názory, riešenia, reálne termíny, reálne cieľe. Reálne = konkrétne, dosiahnuteľné, merateľné, podstatné, úprimné, pravdivé.
  4. Dajte ľudom vedieť, že zmena je prioritou
    Pokiaľ chcete presadiť zmenu v kultúre, stanovte to ako prioritu organizácie. Dajte o tom vedieť všetkým, neustále to opakujte a prichádzajte stále s novou iniciatívou. Ľudia sa omnoho lepšie zžijú s vašou zmenou, pokiaľ sa od nich zároveň nebude očakávať, aby sa riadili desiatkami ďalších priorít.
  5. Odmente, tých, ktorí splnia očakávania
    Odmeňujte očakávané správanie sa ľudí. Len tak dosiahnete, aby sa v budúcnosti opäť opakovalo. Pokiaľ ľudia uvidia, že neexistuje rozdiel medzi splnením a nesplnením očakávaného správania, vyberú si jednoduchšiu cestu. Dbajte na to, aby ľudia mali jasno v tom, čo ich čaká pri splnení požiadaviek. Odmente ich v čo najkratšom čase po splnení požiadavky a dajte si záležať na tom, aby “zlí zamestnanci” videli, že dobrí zamestnanci sú odmeňovaní.
  6. Venujte sa tím, ktorí očakávania nesplnili
    Najmä zo začiatku sa zrejmä vačšina zamestnancov zaradí do skupiny tých, ktorí očakávania nesplnili. Preto je dôležitá intenzívna práca s týmito jednincami. Táto práca pozostáva zo syta, ktoré sa začína dialógom a končí prepustením.
  • Vedte podrobný dialóg so zámenom PREČO
    Pokiaľ zamestnanec nesplnil očakávania, neberte to hneď ako jeho chybu. Pýtajte sa ho, ako všetko prebehlo, kde vidí medzery, ako by to riešil v budúcnosti a prečo to tak neriešil už teraz. Pýtajte sa ho ako mu viete pomôcť, či nepotrebuje k splneniu očakávaní dodatočné vedomosti a zručnosti, zistite nakoľko bol negatívny výsledok ovplyvnený externými faktormi (vo všeobecnosti externé faktory ovplyvňujú situcie len na 20% hoci ľudia sa radi stavajú do pozície bezmocných. Platí však pravidlo, že všetko je riešiteľné, sú k toum potrebné len schopnosti a “gule”). Takýmito správnymi otázkami a coachingom dokážete po niekoľkých sedeniach zamestnanca správne usmerniť aby v budúcnosti spĺňal očakávania, prípadne zistíte, že potrebuje ísť na školenie, alebo…
  • Zistite, či je zamestnanec motivovaný
    Pokiaľ má zamestnanec všetky predpoklady na to, aby splnil očakávania a predsa sa to nedarí, treba sa zamyslieť nad otázkou motivácie. Ako zamestnanca podnecujeme k tomu, aby vykonával určitý model správania/očakávania/úlohy? Je táto forma motivácie pre tohoto konkrétneho človeka motivujúca? Vie o tejto forme motivácie? Nesklamal sa niekedy v minulosti v tejto forme motivácie?
  • Je zamestnanec na správnom mieste?
    Existuje možnosť, že zamestnanec sa nespráva podľa očakávaní pretože mu nevyhovuje jeho zaradenie v organizácii – kolektív, pracovné miesto/typ vykonávanej práce, nadriadený. Tieto faktory majú vysoký vlyv na zamestnancovu internú motiváciu. V prípade, že nastal takýto problém, riešenie vyplýva z presunu zamestnanca na iné pracovné miesto, do inej časti organizácie, prípadne v obohatení jeho pracovnej náplne.
  • Prepustenie zamestnanca
    Pokiaľ napriek všetkému úsilu nevykazuje zamestnanec požadovanú formu správania, je potrebné ho preustiť a nie len prižmúriť oko. Takýto zamestnanec je totiž zárodkom zlej organizačnej kultúry, ktorá vďaka nemu môže časom opäť prepuknúť.

Zaújmavou metódou hodnotenia je podľa mňa skupinové hodnotenie. Kedy sa zíde skupina ľudí, a každy za seba prezentuje, ako sa vysporiadal s tým, čo sa od neho očakávalo. Dôležité je, aby bol každý úprimný a pravdivý. Skupina sa potom ku každému jednotlivcovi vyjadruje a rieši prípadne nedostatky, alebo si berie príklad z predností jednotlivca.

Pri tomto prípade hodnotenia hrá rolu najmä fakt, že nikto v skupine nechce patriť medzi tých zlých, ktorým bolo veľa vytknuté. To je pre jednotlivcov motivátorom k dosiahnutiu očakávaní. Zároveň sa pri takejto diskusii dokážu konštruktívne riešiť problémy jednotlivcov a každý jeden je obohatený o skúsenosti celej skupiny. Tí, ktorí mali prípadné markantné problémy s dosiahnutim očakávaní, ostávajú “po škole” aby sa s nimi riešili problémy individuálne po ukončení skupinového sedenia.

Týmto sa končí postup implementácie zmeny do organizačnej kultúry. Napriek jednoznačnému postupu v texte je potrebné venovať takejto zmene nesmierne úsilie a pozornosť. Zmena prichádza z hora. Tak ako sa správate vy a aké správanie podnecujete, tak sa budú správať vaši podriadení a následne podľa nich ďalšie stupne hierarchie organizácie.

Výstraha! – Hardware musí podporovať software

Organizačnej kultúre(software-u) a jej zmene nesmú v organizácii brániť akékoľvek reálie (hardware organizácie), ktoré by si navzájom s kultúrou odporovali.

Napr. Chceme v organizácii presadiť kultúru spolupráce ale systém hodnotenia je nastavený tak, že ľudia dostávajú mzdu za svoj osobný výkon.

Ďalšie možnosti aplikácie

Spomínaný postup implementácie nemusíte používať výhradne pri zmene organizačnej kultúry. Dá sa uspôsobiť aj pre riešenie problémov, formovanie zamestnancov ako jednotlivcov a iné organizačné zmeny.

Ak Vás zaújma organizačná kultúra ako fenomén odporúčam nasledovné texty:
http://www.riadenie.sk/organizacna-kultura/
http://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_culture

15.11.2010  Management Management Sprievodca produktmi Odporučiť článok
© 2008 Webcreator - internetová agentúra. Všetky práva vyhradené. Zavolajte nám 0910 90 70 48